A transição para práticas mais sustentáveis e eficientes tem se espalhado por todos os setores, inclusive no construtivo.
Uma abordagem inovadora nesse sentido é o conceito paperless, que tem total relação com o uso desnecessário de papel nos canteiros de obras.
Essa é uma necessidade de empresas que buscam maximizar sua eficiência operacional, reduzir impactos ambientais e posicionar-se na vanguarda do segmento.
Mas por que, realmente fazer essa transição? E, sendo isso importante: como tornar uma obra realmente paperless? É o que vamos ver a seguir.
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O que é paperless na construção civil?
O termo “paperless”, que pode ser traduzido por “sem papel”, nada mais é do que a ideia de eliminar total ou significativamente o uso de papel nos processos diários.
Como nos referimos à construção civil, isso implica, principalmente, adotar soluções digitais para substituir documentos em papel e, assim, oferecer uma gestão mais eficiente e sustentável dentro do escritório e do canteiro de obras.
O conceito não se limita apenas a uma modernização tecnológica, mas abraça a ideia de uma construção civil mais sustentável, eficiente e alinhada com as demandas atuais.
Por que reduzir o uso de papel no canteiro de obras?
A transição para uma abordagem paperless na construção civil se traduz como uma série de benefícios significativos para a gestão de projetos: economia de recursos, aumento da produtividade, redução de erros e sustentabilidade.
Economia de recursos
A mudança para uma gestão sem papel significa uma economia direta nos recursos financeiros destinados à compra de papel, impressão e armazenamento físico.
Os custos associados à manutenção de grandes quantidades de documentos em papel, muitas vezes sujeitos a perdas (o que eleva ainda mais o gasto), podem ser significativos.
Para se ter uma ideia: em média, são 1.500 desenhos para construir um prédio.
Para cada um, são impressas três cópias (para o engenheiro de campo, mestre de obras e acervo da empresa).
1.500 x 3 = 4.500
Cada projeto troca, pelo menos, três vezes.
4.500 x 3 = 13.500
No mínimo, são 13.500 plotagens de papel diferentes sendo controlados na mão de um pessoa que precisa ir atrás de todos os envolvidos no processo para substituir o que foi atualizado — em um fluxo que dura mais de uma semana.
Além dos impactos operacional e financeiro, é preciso considerar o impacto ambiental. Se cada plotagem A1 equivale a 8 folhas A4, no final do projeto serão gastas 108.000 folhas, o que pesa em torno de 248 toneladas de papel. Isso é o equivalente a 3.720 árvores.
Dificilmente, essa conta vai fechar.
Práticas paperless ajudam, então, a alocar esses recursos para investimentos mais estratégicos e aumentar a eficiência financeira global da empresa.
Aumento da produtividade
A facilidade de acesso às informações é uma das principais vantagens da construção paperless.
E isso acontece porque as equipes têm acesso rápido e fácil a documentos essenciais, em vez de depender de papéis que passam pelas mãos de diversos colaboradores dentro do canteiro de obras.
Substituir a busca física por documentos, que muitas vezes envolve arquivos extensos e salas de armazenamento, por um sistema digital eficiente, eleva a produtividade — justamente porque elimina esse tempo de espera e procura.
Ainda, centralizar isso em um aplicativo, por exemplo, torna o processo muito mais simples.
Redução de erros de execução
A interpretação dos documentos pode ser uma fonte comum de erros na construção civil. Por isso, a digitalização de documentos minimiza a probabilidade de erros causados por manuscritos ilegíveis, extravios de papéis ou interpretação equivocada de informações.
No entanto, não é apenas esse o motivo: a desatualização das pranchas revisadas também pode levar a erros de execução.
Isso acontece porque para que uma versão seja atualizada pelo impresso, é preciso de um tempo maior (só a impressão já aumenta o tempo) e, por vezes, o cronograma não considera isso.
Sustentabilidade
Além dos benefícios econômicos e operacionais, a construção paperless alinha-se a uma abordagem mais sustentável.
O Brasil tornou-se o maior produtor e exportador de celulose no mundo, em 2022, devido a sua atividade florestal.
Ao reduzir o consumo de papel, a indústria da construção contribui diretamente para a preservação de recursos naturais, mais especificamente, as árvores, e diminui a pegada de carbono associada à produção e descarte de papel.
A adoção de práticas sustentáveis na construção civil não apenas atende às crescentes demandas por responsabilidade ambiental, mas também fortalece a reputação da empresa no mercado.
Como tornar sua obra paperless?
Apesar do conceito paperless ser extremamente benéfico, é importante pontuar que, na maior parte dos casos, ele vai representar uma redução drástica e não uma eliminação por completo das impressões.
Isso quer dizer que, de fato, alguns papéis são indispensáveis para a dinâmica do canteiro.
Mas existem maneiras digitais de fazer com que, mesmo que seja preciso, essa impressão não represente atrasos na obra, por exemplo.
Então, de qualquer forma, a transição para uma obra majoritariamente paperless é viável e extremamente benéfica.
Identifique os gargalos
O primeiro passo para uma transição bem-sucedida é identificar os pontos de maior consumo de papel no canteiro de obras.
A identificação de gargalos é o que torna essa abordagem mais direcionada na transição — e faz com que essa mudança não gere novos problemas, apenas solucione os existentes.
Esse mapeamento pode incluir áreas como documentação técnica, ordens de serviço, relatórios de inspeção e comunicação interna.
Ao entender onde o papel ainda é essencial, é possível desenvolver estratégias mais eficazes para a sua substituição. As melhores maneiras de fazer isso são:
- Auditoria nos processos atuais para identificar pontos de entrada e saída de documentos em papel;
- Priorização de áreas onde a transição para o digital pode gerar o maior impacto positivo.
Adote uma ferramenta digital
Para substituir o papel, é preciso investir no digital. A escolha de uma ferramenta adequada é determinante para o sucesso da transição para o paperless.
É ela que vai simplificar a transição, ao mesmo tempo que vai fornecer uma estrutura organizada para a gestão de documentos e processos.
Optar por soluções específicas para a construção civil, como a ConstruCode, é o melhor caminho para ter funcionalidades adaptadas às necessidades do setor.
Ou seja, você deve priorizar uma plataforma que seja 100% pensada para esse setor porque ela vai dispor de funções que pensam exatamente em quem está planejando um projeto e, claro, em quem está executando uma obra.
No caso da ConstruCode, ela centraliza as informações, facilita a comunicação entre o escritório e o canteiro, e proporciona controle eficiente sobre as atualizações de plantas baixas ou qualquer outro documento.
Conscientize a equipe
O sucesso na transição para uma obra paperless depende, em grande parte, do engajamento e compreensão da equipe.
A conscientização sobre os benefícios da mudança, os novos processos e a utilização das ferramentas digitais são três elementos indispensáveis.
Do ponto de vista prático: realize sessões de treinamento para familiarizar a equipe com as novas ferramentas e processos, seja para ensinar como a migração vai acontecer como para explicar sobre a construção verde enquanto um pilar importante.
Todo o acesso da ferramenta pode ser feito pelo celular e é também nele que o colaborador vai escanear o QR Code impresso no papel e descobrir se aquela cópia impressa é válida ou já está desatualizada, caso esteja, um link para a versão atualizada parece na tela.
Isso é um ponto de atenção porque, como dito, os impressos ainda vão existir, mas sua equipe precisa saber lidar da melhor forma com eles, aproveitando ao máximo as vantagens oferecidas por ferramentas digitais como essa.
Qual a melhor ferramenta para reduzir o uso de papel na construção civil?
Se uma ferramenta digital é o que vai fazer com que se reduza o uso de papel na construção civil, optar pela melhor é a escolha mais inteligente.
A ConstruCode se destaca como uma solução especializada e projetada especificamente para atender às complexas demandas do setor. Tudo isso porque ela consegue:
- Eliminar a demanda elevada de documentos impressos, que frequentemente estão suscetíveis a perdas ou desatualizações;
- Monitorar e identificar arquivos obsoletos, notificando prontamente as partes interessadas sobre essas informações;
- Atualizar de forma automática qualquer nova versão de um arquivo adicionado à plataforma.
Desde plantas e especificações técnicas até relatórios, diversos documentos podem ser armazenados, acessados e compartilhados digitalmente.
O grande objetivo é aproximar e otimizar essa troca entre o escritório e o campo que pode ser muito mais demorada que o desejado.
E os resultados disso são expressivos: os códigos QR reduziram em média 73% dos impressos em campo.
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