A gestão de documentos diz respeito ao processo de organizar, armazenar, controlar e recuperar informações importantes e documentos relacionados a uma organização ou setor específico.
Você já parou para pensar em quantos documentos e papéis circulam em uma obra, desde a fase de planejamento até a entrega da edificação?
São diversas revisões com diferentes detalhamentos técnicos para diferentes versões de layouts, e no decorrer do curso da construção o número de documentos chega a ser multiplicado de 6 a 10 vezes.
Quando pensamos na construção civil, se esses documentos forem armazenados sem padrões ou organização estratégica, problemas surgem e mais e mais informações precisam ser geradas tornando a gestão cara e ineficiente.
A tabela abaixo demonstra o volume de gastos apenas com a impressão de documentos em 3 empreendimentos de portes diferentes.
Com tanto custo, o modelo de distribuição de informações através de impressos não se mostra promissor para as obras nos próximos anos, afinal, como um profissional conseguirá se localizar e encontrar o que precisa com, em média, 35 mil impressões por obra?
Essa é a realidade de muitas obras pelo país. Para evitar esse tipo de problema as empresas devem adotar a gestão de documentos digitalizada.
Segundo uma pesquisa da IDC, em 2020, a transformação digital era uma prioridade para 72% das empresas de construção em todo o mundo. Mas somente 32% das empresas pesquisadas gastavam menos de 3% do faturamento total em tecnologias digitais.
Na prática, essa a ausência da digitalização pode estar custando tempo, dinheiro e qualidade para as empresas.
Nesse artigo, vamos entender melhor sobre esse gerenciamento na construção civil e como a tecnologia entra com um papel fundamental!
Quais os benefícios da gestão de documentos para construção civil?
Um estudo da Autodesk & Dodge Data & Analytics identificou que 60% dos empreiteiros vêem a falta de qualidade dos documentos do contrato um dos principais fatores que reduzem a produtividade do trabalho.
Ou seja, podemos encarar a gestão de documentos um desafio dentro da própria gestão de obras. Além disso, 35% do tempo dos profissionais de construção é gasto em atividades não produtivas, como a busca por informações do projeto ou o gerenciamento de erros.
Considerando esse contexto, esse planejamento é, por si só, uma resposta para o problema.
A gestão de documentos no canteiro de obras traz uma série de vantagens operacionais para a empresa, a exemplo do aumento de produtividade e ganho de tempo.
A falta de organização faz com que profissionais percam minutos ou até horas para procurar papéis ou arquivos ou para entender a que assunto eles se referem.
Em uma obra onde as informações estão padronizadas, esse tempo pode ser empregado de maneira mais útil, dando velocidade ao trabalho.
Todos esses benefícios são potencializados quando a gestão é feita de maneira digitalizada, pois a redução de erros acaba sendo ainda maior.
Com tecnologia, um projeto que foi revisado no escritório pode ser atualizado no sistema e acessado em tempo real a quilômetros de distância, lá no canteiro onde a obra acontece, sem qualquer alteração ou falha.
Ainda, a sustentabilidade e a otimização de recursos é um ganho da digitalização da gestão de documentos.
Ao substituir a impressão de documentos por versões digitais, reduz-se significativamente o consumo de papel, tinta e outros recursos naturais utilizados na produção e armazenamento de documentos físicos. Consequentemente, também se tem menos custos.
Você sabe como controlar alterações de projeto a partir da digitalização? Entenda no nosso artigo.
Quais são as principais boas práticas na gestão de documentos?
A gestão de documentos eficiente é fundamental para o sucesso de qualquer organização. Mas, no canteiro de obras, há alguns aspectos essenciais que realmente fazem a diferença.
Ao adotar boas práticas, é possível garantir a organização, integridade e acessibilidade dos documentos, otimizando processos e facilitando a tomada de decisões.
As principais boas práticas na gestão de documentos que podemos destacar, são:
- Estabeleça um processo eficiente;
- Padronize a nomenclatura dos documentos;
- Faça a integração dos processos;
- Facilite a consulta às informações.
A seguir, entenda mais sobre cada uma delas:
Estabeleça um processo eficiente
É uma dica mais geral, porém essencial para se ter uma boa gestão de documentos: ter um processo eficiente.
E isso exige estabelecer um planejamento bem definido desde o início. Portanto, visualize, antes de tudo, o que é prioridade e use isso como norte. Aqui é o momento de elencar as necessidades do gerenciamento.
Isso envolve identificar e classificar os tipos de documentos relevantes, estabelecer diretrizes claras para criação e padronização, implementar um sistema de controle de versões, definir um sistema de armazenamento e organização e estabelecer políticas de acesso e segurança.
Tudo que for sobre fluxo de trabalho deve ser pensado aqui. Um processo bem estruturado e eficiente promove a organização, a agilidade e a confiabilidade em toda a operação.
Padronize a nomenclatura dos documentos
Como as construtoras contratam vários profissionais terceirizados, se cada um deles criar e enviar arquivos de projeto sem seguir um padrão, fica muito difícil para a empresa gerenciar os documentos da obra.
Cada construtora deve criar seu próprio padrão de nomenclatura e determinar que todos os profissionais envolvidos na obra sigam o modelo estabelecido.
Para isso, basta listar quais são as nomenclaturas da obra, dividi-las por áreas e definir as siglas que representarão cada uma dessas nomenclaturas.
Depois disso é preciso definir a sequência de áreas a ser utilizada, considerando suas respectivas nomenclaturas, no momento de salvar o arquivo.
Essa padronização deve estar descrita em um documento divulgado e acessível a todos que criam arquivos para a obra. Para construtoras que utilizam sistemas de gestão digitalizados, como a ConstruCode, isso é crucial.
Faça a integração dos processos
A gestão de documentos deve estar integrada aos demais processos da organização. Isso significa que os documentos devem ser considerados em todas as etapas dos processos de negócio — desde a criação até o arquivamento ou descarte.
Muitas vezes, essa atividade manual pode resultar em um fluxo de trabalho lento, com gargalos e propenso a retrabalhos, especialmente quando um mesmo arquivo é relevante para múltiplos setores.
Integrar a gestão de documentos com outros sistemas e processos, como gerenciamento de projetos ou sistemas de fluxo de trabalho, ajuda a garantir a consistência e a eficiência no fluxo de informações.
A tecnologia mobile tende a ser um dos pilares para isso, fazendo com que todas as partes da obra sejam integradas em relação aos dados pertinentes do projeto.
Facilite a consulta às informações
Finalmente, o acesso rápido e fácil às informações é uma das chaves para uma gestão de documentos eficiente. Para isso, é importante facilitar a consulta e a recuperação dos documentos por meio de um sistema de busca eficiente.
Utilizar metadados, como palavras-chave, categorias e tags, ajuda a indexar e organizar os documentos, permitindo a recuperação rápida das informações desejadas.
Além disso, é importante investir em ferramentas e tecnologias que possibilitem a pesquisa avançada, a visualização e a colaboração em documentos de forma intuitiva e acessível, como a solução da ConstruCode.
Você sabe para que serve um software de gestão de obras? Descubra agora seu papel e como ele pode otimizar uma empresa!
Como organizar os documentos na obra?
Mais uma vez, a padronização e a acessibilidade são os principais pontos na hora de organizar os documentos na obra. Por isso, para organizá-los, é preciso adotar esses dois aspectos dentro do operacional.
No entanto, o sistema em que o próprio usuário precisa organizar os nomes e estruturas das pastas, além de incluir os documentos manualmente nelas, ficou no passado.
Atualmente, já existem soluções que organizam em listas inteligentes os documentos da gestão de projetos da construção civil.
Mas o que isso quer dizer? Basicamente, esse formato opera como os serviços de streaming de áudio e vídeo. Na Netflix, por exemplo, filmes e séries estão disponíveis em categorias organizadas e você não precisa acessar pastas para encontrar o que deseja, basta digitar na busca.
Nas plataformas que oferecem listagem inteligente de documentos funciona da mesma forma. A inteligência artificial da ferramenta cria as listas e insere automaticamente os documentos na lista certa.
Isso permite encontrar documentos de forma rápida e intuitiva, otimizando o tempo da equipe e evitando confusões. Além disso, você pode fazer pesquisas para encontrar o documento que procura com agilidade.
Manter cópias de segurança dos documentos também é crucial para evitar a perda de informações importantes.
Elas devem ser realizadas regularmente e armazenadas em locais seguros, como servidores externos, unidades de armazenamento off-site ou serviços de backup em nuvem.
A disponibilização fácil dos documentos para os colaboradores é o segundo grande aspecto de como fazer essa organização. Uma forma de alcançar isso é inovando por meio do uso de plataformas digitais de armazenamento e compartilhamento de arquivos.
Essas plataformas permitem que os documentos sejam acessados de forma remota e centralizada, garantindo que todos os envolvidos tenham acesso às informações relevantes a qualquer momento.
Junto a esses dois destacados, há outro ponto que desempenha um papel essencial na hora de fazer com que se tenha mais produtividade no canteiro de obras: a comunicação. Se sua empresa não se preocupa com isso, está na hora de entender mais!
