A EAP, ou Estrutura Analítica do Projeto, é uma ferramenta fundamental na construção civil, assim como em muitas outras áreas de gerenciamento de projetos.
A sua importância para esse setor específico está relacionada, entre muitas outras coisas, com a própria complexidade dos projetos e à necessidade de coordenar uma variedade de atividades e recursos para que tudo dê certo — e saia como o planejado.
Mas o que é exatamente a Estrutura Analítica de Projeto? Quais são seus benefícios e, claro, como aplicá-la no segmento construtivo?
Preparamos um material para responder exatamente essas dúvidas. Boa leitura!
O que é Estrutura Analítica de Projeto?
A Estrutura Analítica do Projeto é uma ferramenta fundamental no gerenciamento de projetos e funciona como um documento que descreve detalhadamente os elementos e atividades necessárias para a realização de um projeto.
A ideia é desagregar o projeto em partes menores e mais gerenciáveis, como uma maneira de oferecer uma visão hierárquica e organizada das entregas e tarefas que compõem o trabalho a ser realizado.
Por isso, seu objetivo, de forma resumida, é fornecer uma estrutura visual e lógica para o planejamento, execução e controle do projeto.
É como um guia para a equipe do projeto, uma vez que proporciona uma compreensão clara do escopo do trabalho, das responsabilidades de cada parte envolvida e das interdependências entre as diversas atividades.
Explicado isso, é importante ressaltar a diferença entre ela e o cronograma do projeto.
Enquanto a EAP é uma representação hierárquica das entregas e atividades do projeto, o cronograma é uma representação temporal dessas atividades, indicando quando cada uma delas deve ser executada ao longo do tempo.
Em outras palavras, a EAP mostra o “o quê” do projeto, enquanto o cronograma mostra “o quando”. Por isso, andam juntas.
Para entender ainda melhor essa estrutura, há três pontos a serem considerados:
- Estrutura hierárquica: ela é organizada em uma estrutura hierárquica, começando com as entregas de mais alto nível do projeto e, em seguida, desdobrando-se em níveis cada vez mais detalhados de atividades e sub-entregas. Isso permite uma compreensão clara da decomposição do trabalho;
- Níveis hierárquicos: dependendo da complexidade do projeto, há vários níveis, como subfases, pacotes de trabalho e atividades individuais, o que permite uma granularidade adequada para o gerenciamento eficaz do projeto;
- Finalidade de controle e comunicação: além de orientar o planejamento do projeto, a Estrutura Analítica de Projeto também é usada como uma ferramenta de controle e comunicação. Ela permite que a equipe do projeto acompanhe o progresso, identifique desvios em relação ao plano e tome medidas corretivas quando necessário.
Uma parte também importante dos projetos e organização nesse setor é a submissão de projetos técnicos na construção civil. Veja nosso guia definitivo sobre o assunto!
Quais são os benefícios da EAP na construção civil?
A Estrutura Analítica do Projeto pode ajudar — e muito — o setor construtivo. Isso reflete em uma gestão eficiente de projetos desde o planejamento até a conclusão.
Vamos falar, então, dos 5 principais benefícios!
Planejamento detalhado e preciso
A EAP permite um planejamento minucioso e abrangente de todas as etapas do projeto de construção.
Ao desdobrar o escopo em elementos e atividades específicas, os gerentes de projeto podem identificar todas as tarefas necessárias, desde a preparação do terreno até a finalização do acabamento.
Resultado: cronogramas mais realistas e estimativas de custo mais precisas, evitando surpresas desagradáveis durante a execução do projeto.
Alocação eficiente de recursos
Com a EAP, é possível identificar claramente os recursos necessários para cada atividade, como mão de obra, materiais e equipamentos.
Fica mais fácil de fazer uma alocação eficiente de recursos e, ao mesmo tempo, evitar desperdícios. Os recursos, então, continuam disponíveis quando e onde forem necessários.
Além disso, ela facilita o planejamento de compras e contratações, contribuindo para o controle de custos e o cumprimento dos prazos.
Esse benefício tem total relação com o lean construction, que preza por otimizar o processo de construção civil e, por isso, foca em eliminar, entre outras coisas, desperdícios.
Controle de custos e orçamento
Uma estrutura bem elaborada fornece uma base sólida para o controle de custos e orçamento do projeto de construção.
A razão disso é justamente porque como se associa cada elemento da EAP com estimativas de custo, os gerentes de projeto podem monitorar de perto os gastos reais em comparação com o orçamento planejado.
Então, identificar desvios financeiros precocemente e tomar medidas corretivas para manter o projeto dentro do orçamento previsto se torna uma tarefa menos complexa.
Gestão de riscos e mitigação de problemas
Essa ferramenta permite uma análise detalhada das interdependências entre as atividades do projeto, identificando potenciais pontos de falha e riscos.
A partir dessa premissa, os gerentes de projeto podem desenvolver estratégias de mitigação de riscos eficazes e planos de contingência.
É essa prática que vai minimizar a ocorrência de atrasos, problemas de qualidade ou outros contratempos que possam afetar negativamente o progresso do projeto.
Comunicação e colaboração eficazes
O EAP é, além de tudo, uma ferramenta que pode tornar a comunicação poderosa: permite uma compreensão comum do escopo, das atividades e das responsabilidades entre todos os membros da equipe do projeto e partes interessadas.
Isso promove a colaboração eficaz, facilita a resolução de problemas e ajuda a manter todos os envolvidos alinhados com os objetivos do projeto.
Além disso, pode ser usada como uma referência visual durante reuniões e relatórios de status, tornando a comunicação mais clara e eficiente.
Como aplicar EAP na gestão de projetos da construção civil?
Então, chegamos na parte mais importante desse conteúdo: a aplicação. Como a gestão de projetos pode ganhar com a EAP na prática? Vamos falar sobre isso!
Elabore o Termo de Abertura do Projeto
O Termo de Abertura do Projeto é um documento essencial que define oficialmente o início do projeto.
Na prática, ele inclui informações como o objetivo do projeto, escopo, stakeholders envolvidos, restrições, premissas e os critérios de sucesso.
Para um projeto de construção civil, o Termo de Abertura deve especificar detalhes como localização da obra, tipo de construção, prazos preliminares, orçamento inicial e regulamentações locais.
É considerado o primeiro passo justamente por ser a base para todo o projeto — e deve ser aprovado pelos principais interessados antes de avançar para a próxima etapa.
Desmembre os entregáveis do projeto
Nesta etapa, o escopo do projeto é decomposto em entregáveis menores e mais gerenciáveis, que serão os componentes.
Por exemplo, em um projeto de construção de um prédio, os entregáveis podem incluir fundação, estrutura, alvenaria, acabamentos, instalações elétricas, hidráulicas, entre outros.
Cada entregável deve representar uma parte significativa e mensurável do trabalho a ser realizado, facilitando o acompanhamento e o controle ao longo do projeto.
Crie o dicionário EAP
O dicionário EAP é um documento complementar à estrutura que fornece informações detalhadas sobre cada entregável.
Para cada elemento da estrutura, esse “glossário” inclui uma descrição detalhada do trabalho a ser realizado, os recursos necessários, a equipe responsável, estimativas de custo e duração, critérios de aceitação e quaisquer outras informações relevantes.
Por exemplo, para o entregável “estrutura”, o dicionário pode incluir informações sobre o tipo de estrutura a ser construída, materiais necessários, equipe de construção designada, custos estimados e prazo de conclusão.
Consolide de forma visual
Com os entregáveis e o dicionário definidos, é hora de consolidar todas essas informações de forma visual.
Isso geralmente é feito através da criação de um diagrama de EAP, que representa hierarquicamente todos os entregáveis do projeto.
O diagrama mostra a relação entre os diferentes componentes do projeto, permitindo uma compreensão clara do escopo e das interdependências entre as atividades.
É essa visualização que ajuda a equipe do projeto e as partes interessadas a entenderem melhor a estrutura do projeto e suas partes constituintes.
Use a tecnologia a seu favor
Finalmente, EAP também tem relação com tecnologia — e você pode usar essa ferramenta com softwares para ampliar o seu potencial.
Existem diversas plataformas que suportam a criação, atualização e comunicação da EAP, tornando o processo mais eficiente e colaborativo.
De forma específica, há dois tipos de tecnologias que podem ser muito úteis para viabilizar essa aplicação: os aplicativos de comunicação e sistemas de gestão de documentos.
Os dois podem ser usados para facilitar a colaboração da equipe do projeto e o compartilhamento de informações relevantes.
Enquanto tecnologia de suporte, um gerenciador eletrônico de documentos pode ser uma solução básica, mas também extremamente inovadora, para organizar digitalmente todos os papéis que circulam em uma obra.
Se quiser entender mais sobre o tema, agende uma conversa com um de nossos especialistas!
