📌 Introdução
Com o aumento da digitalização nos processos empresariais, a gestão eficiente de documentos tornou-se essencial para garantir a organização e a agilidade nas operações. Na construção civil, onde a troca de informações é constante e precisa, a implementação de um GED (Gerenciador Eletrônico de Documentos) pode ser um diferencial estratégico.
Neste artigo, vamos explorar o que é o GED, sua utilidade, quem pode se beneficiar desse sistema e como usá-lo de forma eficiente, com destaque para o setor da construção civil.
📌 O que é GED?
O GED, ou Gerenciador Eletrônico de Documentos, é uma solução tecnológica que permite a organização, armazenamento e controle de documentos digitais de maneira centralizada e segura. Com ele, as empresas podem digitalizar documentos físicos, armazenar arquivos digitais, automatizar fluxos de aprovação e garantir que as informações estejam sempre acessíveis para as pessoas certas.
📌 Para que serve o GED?
O GED tem como principal objetivo facilitar o gerenciamento de grandes volumes de documentos, evitando perdas e atrasos na busca de informações.
Ele também ajuda a:
✅ Organizar documentos em uma única plataforma digital;
✅ Garantir a segurança dos dados e o controle de acesso;
✅ Automatizar processos de aprovação e revisão de documentos;
✅ Facilitar o compartilhamento de informações entre equipes;
✅ Reduzir o uso de papel e os custos associados à impressão e armazenamento físico.
📌 Quem usa o GED?
Diversos setores podem se beneficiar do GED, como a área jurídica, saúde, educação, financeiro e, claro, a construção civil. Empresas que lidam com grande quantidade de documentos, contratos e relatórios, ou que necessitam de um fluxo de trabalho colaborativo entre equipes, são as que mais utilizam essa tecnologia. Na construção civil, por exemplo, gestores de obras, engenheiros, arquitetos e incorporadoras se beneficiam muito dessa solução, já que precisam lidar com uma enorme quantidade de plantas, projetos, relatórios de obra e aprovações que precisam estar acessíveis e organizados.
📌 Como usar o GED?
Usar um GED pode parecer complexo no início, mas na prática, ele é muito intuitivo e fácil de implantar. Aqui estão os passos básicos para começar:
- Digitalização de Documentos: Documentos físicos devem ser escaneados e integrados ao sistema de GED, garantindo que todo o material esteja disponível digitalmente ou apenas integrados, quando já forem criados virtualmente.
- Organização e Indexação: Os documentos devem ser organizados com uma padronização, facilitando a busca por informações no futuro. A indexação permite que cada arquivo tenha palavras-chave e metadados para rápida localização.
- Automatização de Fluxos: O GED pode ser programado para automatizar aprovações e fluxos de trabalho, como a revisão de contratos ou aprovações de plantas.
- Controle de Acesso: Definir quem pode acessar cada tipo de documento é essencial para garantir a segurança das informações sensíveis.
📌 Quando minha empresa precisa de um sistema GED?
- Deseja tornar os processos mais ágeis e, ou, reduzir o espaço físico de armazenamento de documentos;
- Busca mais segurança dos dados;
- Quer mais acessibilidade para encontrar documentos;
- Incentiva a sustentabilidade;
- Gostaria de fazer gestão à vista mesmo que a distância;
- Quer torna-se mais competitiva, isso porque a desorganização pode ser um verdadeiro atraso na rotina de uma empresa, seja na execução dos processos do dia a dia quanto para uma tomada de decisões mais assertiva e estratégica.
📌 GED na Construção Civil
Na construção civil, a necessidade de organizar grandes volumes de documentos, como plantas, cronogramas, contratos e relatórios de progresso, é constante. Além disso, equipes em campo precisam acessar informações de maneira rápida e eficiente, evitando erros e retrabalhos. O GED surge como uma solução ideal para esse setor, facilitando o acesso a dados essenciais em tempo real, garantindo que todas as partes envolvidas estejam alinhadas e com informações atualizadas.
Com um sistema de GED, construtoras e incorporadoras conseguem centralizar a comunicação, garantir que as versões mais recentes dos projetos estejam acessíveis e controlar todas as etapas de aprovação e modificações dos documentos. Isso resulta em maior eficiência, redução de custos e minimização de riscos relacionados a erros ou desorganização documental.
