Você já parou para pensar em quantos documentos e papéis circulam em uma obra, desde a fundação até a entrega da edificação? São milhares de páginas que representam várias versões dos projetos – desde o projeto legal até as plantas de venda. Mesmo que a gestão de documentos não seja o assunto mais discutido, sem ela, uma obra pode enfrentar grandes problemas.
Agora, imagine se cada um desses documentos trata do mesmo assunto, mas com diferentes formatos ou referências. E, pior ainda, se esses papéis fossem armazenados sem nenhum padrão de organização! O canteiro de obras rapidamente se tornaria um caos de informações, dificultando o acesso a dados críticos e aumentando o risco de erros.
Pense também em um profissional que entra para a equipe após o início da obra. Como ele vai se situar e localizar rapidamente o que precisa? E qual é o risco de alguém utilizar uma versão desatualizada do projeto se as informações não estiverem claramente organizadas e padronizadas?
Por mais surpreendente que pareça, essa é a realidade de muitas obras pelo país. Para evitar essas complicações, é essencial que as empresas implementem uma boa gestão de documentos. Um passo crucial dessa organização é a padronização das nomenclaturas dos arquivos e documentos utilizados no canteiro de obras.
📌 Benefícios da gestão de documentos na obra
Dentro das empresas, atividades de gestão e planejamento muitas vezes ficam em segundo plano, geralmente por falta de compreensão sobre os benefícios que elas trazem para a qualidade e a entrega do serviço. Mas, na verdade, essas práticas são essenciais.
A gestão de documentos no canteiro de obras oferece uma série de vantagens operacionais, começando pela confiabilidade dos dados. Ter acesso a informações seguras e atualizadas é fundamental para qualquer profissional em campo, reduzindo drasticamente o risco de utilizar versões antigas do projeto.
Outro benefício da gestão de documentos é a agilidade e o aumento da produtividade. A falta de organização faz com que os profissionais percam tempo procurando arquivos ou tentando entender o conteúdo dos documentos. Em uma obra onde as informações estão bem organizadas e padronizadas, esse tempo é recuperado e pode ser usado de maneira mais produtiva, acelerando o trabalho no dia a dia.
Esses benefícios são ainda mais expressivos quando a gestão de documentos é digital. Com o uso da tecnologia, um projeto revisado no escritório pode ser atualizado em tempo real e acessado instantaneamente a quilômetros de distância, diretamente no canteiro onde a obra está em andamento.
📌 Funcionamento da padronização de nomenclatura
A padronização de nomenclatura é uma etapa essencial na gestão de documentos em obras. Como as construtoras costumam contratar diversos profissionais terceirizados (como arquitetos e engenheiros de elétrica, estrutura e hidráulica), se cada um desses profissionais criar e enviar arquivos com nomes diferentes, o gerenciamento dos documentos se torna um desafio.
Atualmente, a única regra de nomenclatura exige que a última sigla do nome do documento indique a revisão, com o formato “R+2 caracteres numéricos” para representar a versão (começando por 00). Ainda assim, cada construtora pode definir seu próprio padrão e exigir que todos os envolvidos o sigam. Essa padronização facilita a organização e o acesso rápido aos documentos.
Para empresas que utilizam sistemas de gestão digitalizados, como a ConstruCode, essa padronização é ainda mais crucial. O aplicativo da ConstruCode, por exemplo, permite que a construtora registre seu padrão de nomenclatura diretamente no sistema. Assim, o software identifica automaticamente o nome do arquivo no momento em que ele é salvo.
Na ConstruCode, quando uma versão mais recente de um documento é disponibilizada, as versões antigas são automaticamente ocultadas. Isso garante que todos tenham acesso à versão mais atualizada do projeto, evitando erros. Essa funcionalidade só é possível graças à padronização de nomenclatura, que permite ao sistema identificar facilmente a última versão dos documentos.
📌 Como padronizar a nomenclatura dos documentos na sua obra
Padronizar a nomenclatura dos arquivos e implementar uma gestão de documentos eficiente é mais simples do que parece. Comece listando as nomenclaturas necessárias para a obra, divida-as por áreas e defina siglas que representarão cada uma delas.
Em seguida, estabeleça a sequência de áreas a ser utilizada ao salvar os arquivos, levando em consideração as nomenclaturas definidas. É fundamental que essa padronização esteja documentada e seja amplamente divulgada, garantindo que todos os envolvidos na criação de arquivos tenham fácil acesso às informações.
O nome do arquivo deve conter dados completos, incluindo as seguintes áreas:
✔️ Código da Obra;
✔️ Código da Disciplina (por exemplo, arquitetura, elétrica, estrutura, fundação);
✔️ Código da Fase (como projeto legal, estudo preliminar, anteprojeto, projeto executivo, planta de vendas);
✔️ Número da Folha;
✔️ Código da Localização (térreo, pavimento, cobertura, fachada);
✔️ Código do Assunto (planta baixa, esquadria de alumínio, vidro, armação, piso);
✔️ Revisão.
Embora a padronização possa parecer trabalhosa no início, uma vez implementada, você notará os ganhos de tempo e produtividade que essa ação estruturante proporcionará, especialmente com o uso de uma ferramenta de gestão de documentos online.
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