Guia Completo: 9 passos essenciais para entregar projetos de construção com eficiência

A otimização do processo de controle de projetos na construção civil é essencial para evitar erros e perdas. A padronização da nomenclatura dos documentos, a adoção de taxonomias e o uso de software de gerenciamento de construção são medidas importantes para garantir a precisão das submissões e agilizar o fluxo de trabalho. Além disso, é fundamental criar uma cultura digital na indústria da construção, incentivando a adoção de novas tecnologias e práticas colaborativas.

Como a otimização do processo de controle de projetos gera ROI na construção civil?

As submissões de projetos de forma controlada são essenciais na pré-construção e construção de empreendimentos, mas às vezes podem se tornar desorganizadas. Com a grande quantidade de processos necessários à construção de edifícios, é fácil pensar que controlar as trocas de arquivos têm pouca importância. No entanto, um pequeno mal entendido no controle de revisões de um projeto de construção pode levar a perdas inimagináveis, como no colapso da passarela do hotel Hyatt Regency em 1981 em Kansas City, Missouri, matando 114 pessoas e ferindo mais de 200.

Investigações apontaram que o colapso foi causado por uma falha no controle de revisões dos projetos técnicos. Uma revisão inicial do projeto previa opção de suspensão não aprovada pelos engenheiros e sem a correta colaboração entre equipes a compatibilização entre disciplinas foi prejudicada. Se tivéssemos um processo automatizado para lidar com as alterações dos desenhos técnicos, poderíamos ter evitado o colapso da estrutura e as perdas resultantes.

A importância de submissões precisas

Antes do início da construção, um dos aspectos mais importantes do trabalho de qualquer empreiteiro são os fluxos de comunicação dos projetos. Alguns documentos como especificações, plantas baixas, cortes, vistas e detalhamentos determinam, em última instância, a precisão da conclusão do projeto, o sucesso do cronograma proposto e os detalhes minuciosos do orçamento. Cada documento técnico deve descrever o trecho que será executado e precisa ser aprovado por membros da equipe de gestores, como arquitetos, coordenadores, engenheiros, proprietários do projeto e empreiteiros gerais.

Esses documentos são geralmente enviados por projetistas, fabricantes de equipamentos ou materiais, pelo departamento de projetos interno ou pela incorporação. Às vezes, eles também são gerados internamente entre os membros da equipe para determinar soluções específicas ao contexto da obra, o que põe em risco o detalhamento inicial desenvolvido pelos projetistas. Ao contrário dos desenhos “as-built”, que são destinados a serem enviados após a conclusão da construção para mostrar a forma final do projeto, essas “submissões de obra” ocorrem ainda durante a construção para orientar como o projeto será realmente construído.

Padronização = Controle

Seja trafegando entre emails de gestores ou lateralmente entre mensagens de WhatsApp das equipes de campo, sempre há uma chance de alguém esquecer de detalhar um ou mais pontos importantes nos desenhos. Por isso, é de extrema importância que todas as equipes adotem e respeitem um Padrão de Nomenclatura de Projetos, base para a rastreabilidade de controle do versionamento dos documentos. Com a codificação da nomenclatura dos arquivos, ajustes nos projetos, seja pela engenharia de projetos ou pelo time de campo, são facilmente identificados mitigando o risco de retrabalhos e atrasos que recorrentemente se acumulam ao longo de um projeto de construção.

O que é uma taxonomia e porquê preciso respeitá-la?

Antes do início da concepção do empreendimento, a adoção de identificadores para elementos como disciplinas, fases de construção, planos de projeção e revisão é fundamental. Isso é feito por meio de taxonomias ou padrões de nomenclatura. Dependendo do tamanho e da complexidade de um projeto individual, as taxonomias de projeto podem envolver milhares de itens diferentes.

Analisando mais de 2 mil empreendimentos gerenciados pela ConstruCode, criamos o que entendemos como modelo completo, podendo este, varias conforme o escopo construtivo:

(Obs.: O modelo a seguir é uma sugestão de uso, estando o gestor livre para adaptá-lo ao seu contexto de construção)

1. Código da Construtora ( 2 ou 3 caracteres maiúsculos )
2. Código da Obra (3 dígitos numéricos)
3. Código da Disciplina (3 caracteres maiúsculos)
4. Código da Fase (2 caracteres maiúsculos)
5. Número da Folha (1 letra maiúscula e 3 caracteres numéricos)
6. Código da Localização (3 caracteres maiúsculos)
7. Código do Assunto (3 caracteres maiúsculos)
8. Revisão (Letra “R” maiúscula indica revisão)
9. Número da Revisão (2 caracteres numéricos, começando em 00)

Esses elementos da taxonomia são essenciais para a construção bem-sucedida, pois identificam o projeto em um nível muito detalhado apenas por sua nomenclatura, permitindo que os projetistas trabalhem individualmente nos documentos sem perder a rastreabilidade das informações.

Quanto mais detalhes forem incluídos nas revisões de projetos, maior será a chance de um orçamento e cronograma precisos, facilitando a execução. Devido ao grande volume de submissões produzidas em um projeto médio de construção (de 1.500 à 2 mil arquivos), mantê-las organizadas e acessíveis às partes interessadas corretas é uma tarefa importante, repetitiva e complexa. Em 2018, gerenciando a coordenação projetos de um empreendimento complexo, concluí que apenas uma solução de tecnologia de construção poderia garantir 100% de eficácia desse controle, e não encontrar nenhum software de mercado que contemplasse toda a jornada, (desde projetos de estudo preliminar até a distribuição das informações na obra) foi decisório para criar a ConstruCode.

As disciplinas

Devido a carência de atualização das normas técnicas que definem a padronização de nomenclaturas de projetos tomamos como base para nosso modelo os códigos sugeridos pela ASBEA, mas em alguns casos a construtora pode sentir a necessidade de adotar de nomenclatura própria, tudo bem desde que essas variações possam ser interpretadas por todos os envolvidos nos projetos desse empreendimento. Para facilitar isso, na ConstruCode, criamos a opção de configurar diversas variações para um mesmo campo da taxonomia. Função elogiada por muitos clientes.

(Caso não tenha encontrado uma disciplina específica é só adiciona-la ao seu padrão.)

Fases

As fases determinam a maturidade do projeto e sua evolução do projeto na “esteira”.

Obs.: Muitas equipes acabam considerando uma fase extra para definir documentos Liberados para Obra (LO), particularmente não recomendo essa prática por considerar a liberação para obra como um status aplicável em modo paralelo a qualquer uma das fases e sua função e determinar não a evolução mas a liberação da visibilidade do documento por parte dos times de campo. Essa separação se mostra muito funcional quando surge a necessidade de liberar algum documento para a obra com ressalvas construtivas mantendo-o em sua fase atual.

Numeração das folhas

O primeiro caracter deverá ser usado para identificação da torre em empreendimentos onde houver mais do que uma. Esta identificação deverá ser feita através de letra (A, B, C…) Caso o empreendimento seja constituído de uma única torre, deve se adotar a letra “X”.

Os três últimos caracteres numéricos serão para identificar o número da folha.

Locais

Se gerenciamos o planejamento por locais físicos não faz sentido não gerenciar projetos também pelos seus locais de aplicação. Essa é uma das verticais do Lean Construction que mais gera impacto no processo atual. A metodologia LBMS ( Sistemas Baseados em Locais ) torna a comunicação distribuída, destravando o fluxo de produção e diminuindo interrupções nas frentes de trabalho. Sua definição na taxonomia dos arquivos é fundamental e pode ser vista a seguir:

Código do assunto

¹ Usar “AAX, BBX, CCX…” Para pranchas com um único corte; “ABX, CDX,…” para pranchas com 2 cortes; “ABC, DEF…” para pranchas com 3 cortes. Caso tenha mais do que 3, utilizar “XXX”.

² Usar “FXX” para Frontal; “PXX” para Posterior; “DXX” para Lateral Direita; “EXX” para Lateral esquerda. Combinar letras quando houver mais do que uma fachada por prancha: “FPX”, “EDX”.

Revisão (Último porém o mais importante)

A letra “R” estará sempre presente, indicando revisão. Deverá estar em letra maiúscula seguindo de 2 caracteres numéricos, começando em 00.

Em projetos especiais como na construção de aeroportos, e usinas o controle de revisão pode variar, substituindo a letra R por caracteres alfabéticos iniciando por “A” e progredindo no alfabeto sempre que o número da revisão ultrapassa o número 9.

Obs.: Todos os campos deverão ser preenchidos com letra maiúscula e separados por hífen, ponto ou underline (sem o uso de espaço). Quando não houver necessidade do preenchimento de algum campo, completá-lo com “X”, mantendo o nome do arquivo sempre com a quantidade de dígitos do padrão original (nesse caso, 17 caracteres).

A taxonomia é a estrutura de identificação de um documento e funciona como se fosse seu CPF, alterações desestruturadas prejudicam ou até impedem o seu rastreio descaracterizando o documento, por isso a regra mais importante da coordenação de projetos é respeitar o padrão de nomenclatura.

Construindo um Fluxo de Trabalho eficiente para submissões

O processo de revisão de submissões tradicionalmente é minucioso, se você já se aventurou com o jogo dos 7 erros deve lembrar o quão cansado fica após alguns minutos olhando cada detalhe para encontrar as diferenças nas imagens. Agora imagine fazer isso todos os dias por horas? As aprovações precisam ocorrer para que o projeto evolua de fase, mantendo o fluxo sob controle. Primeiro, todos os arquivos devem ser reunidos, garantindo que você tenha em mão as versões mais atualizadas de todas as disciplinas para só depois comparar as evoluções das revisões, aprovar as alterações e compatibilizar com os demais projetos. No passado, isso significava um processo manual demorado, propenso a imprecisões e erros, agora, com fluxos de aprovações visuais e comparação dinâmica de revisões a rotina se tornou menos enfadonha.

Qualquer empresa de construção que ainda não siga um procedimento semelhante a este deve adotar um o mais rápido possível. Existem diversos softwares de controle de fluxos de aprovação. O mais importante é a automação de tarefas repetitivas nessas etapas pois o manuseio informal e desestruturado de documentos importantes somado ao alto volume, faz com que tarefas se percam ou etapas sejam ignoradas. A ConstruCode oferece um sistema capaz de rastrear cada documento desde suas primeiras etapas de criação até a conclusão. Isso permite que você avalie o manuseio de cada revisão pelos profissionais autorizados, mapeando gargalos e destravando a obra em tempo real.

Um estudo feito com 1.200 obras da ConstruCode mostrou que até 29% de todos os documentos gerados nunca foram consumidos durante o processo de construção. Isso significa que muitos dados importantes são gerados consumindo meses de trabalho e simplesmente desaparecem das obras. Outro dado interessante é que 32% dos ajustes de projeto são originados por “chamados de obra”, o que remete ao baixo nível de maturidade dos projetos liberados para obra, repletos de apontamentos que infelizmente ainda são resolvidos no canteiro. Enquanto um melhor processo de projeto é instaurado no nosso setor, documentar e revisar esses desenhos ao tempo que a obra avança pode parecer trabalhoso, mas na verdade são essas submissões que formarão a base da documentação de encerramento fornecida ao proprietário ou locatário do prédio.

Métodos manuais para coordenar projetos, por mais esforço humano envolvido, não são suficientes para lidar com o volume de arquivos gerados na concepção de empreendimentos modernos. Apenas um software de gerenciamento de construção, como o ConstruCode, pode otimizar esse processo. Automatizando o máximo possível o recebimento, rastreamento e distribuição dos dados, arquitetos e engenheiros ficam livres para revisar e aprovar as submissões e a organização fica por conta do software. Atrasos são evitados, o trabalho flui sem problemas e o projeto é concluído dentro do prazo.

5 dicas para fluxos mais eficientes

Criar etapas de aprovação visuais e eficazes é o primeiro passo para otimizar o fluxo de trabalho. Mesmo que você seja responsável apenas por receber e aprovar apenas uma etapa, ter a visão macro do fluxo e acompanhar a evolução dos documentos nele ajudará a dinamizar o processo. Aqui estão cinco dicas a serem seguidas para melhorar o processo de submissões em qualquer empreendimento ou fase de construção.

1. Rastreie as aprovações desde o início e torne essas informações o mais transparentes possível. Cada membro da equipe envolvido deve ser capaz de ver onde o item está no processo e quais ações são necessárias em seguida de cada parte. O Controle Automático de Aprovações da ConstruCode é ideal para isso.
2. Controle a visibilidade com funções específicas para os vários membros da equipe e configure-as por cargo em vez de tentar definir permissões individualmente. Atrasos na concessão de acesso aos documentos são uma causa constante de perda de tempo desnecessária nos processos de envio manual.
3. Reduza erros e diminua o trabalho manual automatizando o máximo possível do fluxo de trabalho. Subcontratados e fornecedores devem ser capazes de acessar o gerenciador de projetos, visualizar itens liberados, inserir desenhos relevantes e enviar apontamentos sem passar horas formatando ou convertendo documentos.
4. Garanta a conformidade com todos os processos de revisão para garantir que os erros sejam identificados antes que as revisões sejam enviadas para o campo. Reverter uma tarefa executada indevidamente é custoso, e esses prejuizos aumentam se inspetores ou comitês de auditorias estiverem envolvidos. Certifique-se de que quaisquer alterações importantes sejam aprovadas pelos gestores com as qualificações adequadas.
5. Democratize o acesso à informações construtivas fornecendo meios de acesso às equipes corretas em vez de manter os documentos parados nos departamentos de projeto.

A ConstruCode garante o acesso à documentos atualizados através de impressos rastreáveis ou mesmo de códigos QR distribuídos nas frentes de serviço nas obras. Certifique-se de que sua solução de tecnologia de construção seja capaz de auto-organizar os novos arquivos e revisões que chegam a todo momento facilitando o acesso durante o processo de tomada de decisão.

Construindo uma cultura digital na construção

A adoção dessas boas práticas é tão importante quanto a implementação de soluções de software. Uma boa adoção de novas tecnologias na construção começa com os gerentes destacando seus benefícios para cada membro da equipe e fazendo com que abracem a mudança para que através dela tenham uma qualidade de vida melhor no trabalho.

Desde 2018 a ConstruCode atua lado a lado com nossos clientes para impulsioná-los em sua jornada de transformação digital. Vivemos a transformação todos os dias em nossos processos e sabemos como um ecossistema colaborativo é fundamental para evolução da construção civil brasileira. Nossa operação é composta por desenvolvimento de produtos, sucesso do cliente, marketing e operações comerciais e administrativa e fomos projetados para nos mover na velocidade do mercado atendendo aos clientes em pé de igualdade com provedores de soluções de nível global. A ConstruCode oferece produtos que abrangem todo o ciclo de vida do projeto de construção, desde o design até a execução. Nossa visão é simplificar a rotina de quem constrói e criar uma indústria da construção vibrante, onde a previsibilidade e a produtividade aumentem exponencialmente, enquanto o desperdício no canteiro de obras seja proporcionalmente reduzido.

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